Гайд

Как работать с фрилансерами и не сойти с ума

Целый год я делегировала большую часть работы фрилансерам. Из этого вышло много хорошего. В этой статье я расскажу мои собственные правила, которые я определила опытным путем и благодаря которым добилась выполнения работы качественно и в срок.

Поймите специфику личности фрилансера. Они слишком творческие для рутинной работы в офисе, но при этом им не хватает дисциплины для того, чтобы начать свой бизнес.

Сначала идея работы с фрилансерами мне категорически не нравилась. Я совершенно не понимала, как находить ответственных людей, способных качественно и в срок выполнять работу. Каждый новый человек или проваливал дедлайн, или сливался, или делал работу "на отвали". Руки опускались, вера в человечество тоже, а оправдание я нашла очень быстро: специфика видео сложная и не подразумевает работу с фрилансерами. Это вам не сайты с текстами писать, а искусство творить!

Но очень скоро я поняла, что самостоятельно справиться с такими объемами работы (а в крупных международных компаниях они ого-го-го какие) у меня не получается. Но хочешь жить - умей вертеться. И я шаг за шагом начала пробовать снова привлекать к работе других людей, а вместе с тем и вывела для себя определенные правила..

С чего начать работу с фрилансером?

Сформулируйте проблему, которую должен решить фрилансер

Обсудите проблему с фрилансером

Спросите, как бы он решил ее

Проговорите решение вместе

Пусть устно проведет вас по всем этапам. Вместе составьте подробный план работы со сроками выполнения каждого этапа.

Опишите решение

Попросите фрилансера составить для себя задание, учитывая все вопросы, которые вы обсудили устно.

Все договоренности фиксируйте письменно. Утвержденный план и график станет памяткой для фрилансера и избавит от путаницы, потому что у исполнителя может быть несколько проектов в работе. В случае затягивания сроков можно обратиться к согласованным датам. Ваши переписки, подтвержденные денежные переводы могут послужить даже доказательством в суде, если исполнитель оказался недобросовестным и пропал с вашими деньгами

Я рекомендую начинать работу с фрилансерами с двух важных документов - Бриф и ТЗ. Оформляйте ТЗ на любую задачу, выполнение которой требует более одного человеко-дня.

Через 15-20 минут после того, как отправили ТЗ, созвонитесь с фрилансером и обсудите основные моменты.

Как контролировать работу фрилансера?

Установите контрольные точки проекта, желательно — каждые 2-3 дня.
Предложите ему самому определить точки. Это важно, потому что фрилансер должен сам пообещать выполнить работу в срок.
Жестко следуйте контрольным точкам и громко негодуйте, если фрилансер не успевает.
Напоминайте о контрольных точках. Возьмите на себя функцию менеджера и мягко, но непреклонно напоминайте, что послезавтра контрольная точка.

Процесс работы

Следует договориться сразу о гарантированном времени онлайн-доступности и разбить проект на подзадачи.

Подзадачи со сроками сдачи должны быть доступны всем и все время работы над проектом.

Если вы видите, что фрилансер опаздывает со сдачей подзадачи хотя бы на 50% (обещал за два дня, все еще нет ответа через три), выясните, что помешало исполнителю. Возможно, вы некорректно поставили задачу или забыли указать нюансы проекта. Для первого раза даете ему еще 50% времени, с предупреждением о штрафных санкциях (деньги, плохой отзыв).

Разъясните недочеты, расскажите о своем видении результата. Если сложно объяснить письменно, созвонитесь или обсудите на личной встрече, так вам будет проще понять друг друга.

Напоминайте о себе. Естественно, в пределах разумного. Объясните, что иногда будете ненавязчиво интересоваться ходом проекта, чтобы чувствовать себя спокойнее. Не надо изводить исполнителя ежечасными вопросами о продвижении работы или обсуждением лишь косвенно относящихся к проекту деталей.

Как принимать работу фрилансера?

Акт приёмки

По степени важности это документ № 2 после ТЗ. И фактически он получается путём копирования пунктов ТЗ в акт. После этого, с карандашом в руке, можно пройтись по пунктам и проверить, что выполнено, а что нет. Если пункт выполнен и всё работает так, как требовалось, ставим «+» и переходим к следующему пункту.

Процесс оплаты можно проводить по пунктам ТЗ, обозначив стоимость каждого в зависимости от его важности в проекте.

При внесении со стороны заказчика дополнений и уточнений следует установить чёткие сроки на устранение неполадок и решить вопрос об оплате этого времени.

Дополнительные материалы к сделанной работе

Даже после сдачи работы в будущем может потребоваться внесение изменений или доработки. Чтобы заказчику или новому исполнителю было проще в этом разобраться, от фрилансера, кроме самого результата, стоит получить ещё и материалы, которые он использовал. Если работа была связана с графическим дизайном, хороший исполнитель отдаёт весь использованный клипарт, все шрифты (убедитесь, что лицензия позволяет вам использовать их в своём проекте), дизайн в слоях, пояснения к нему. От разработчика требуется аккуратно написанный исходный код, который легко читается, снабжен комментариями и пояснениями. Можно попросить стороннего человека проверить его качество.

Очень важно перед оплатой не лениться и внимательно проверить весь функционал: работу форм, счетчиков, ссылок. За работу, выполненную в срок и качественно, желательно выплатить премию. Это шаг послужит залогом для продолжительного сотрудничества.

Ошибки и проблемы

Разберём самые частые проблемы ошибки при работе с фрилансерами.

Нужно заранее подстраховываться:В процессе работы просите фрилансера присылать промежуточные результаты работы, если это возможно. Отправляйте ему гостевые доступы, чтоб в случае чего можно было закрыть все дыры. Также есть некоторые специализированные сервисы для работы с удаленными сотрудниками. Где проставляется список задач, и в конце сессии работник отмечает, что было сделано, а также отправляет исходные данные проекта. Чтобы в случае, если он смоется, вы имели возможность передать проект другому исполнителю.

Заказчик по сути передаёт исполнителю «ключи» от всего. При таком раскладе ничто не помешает фрилансеру скопировать клиентскую базу, каталог товаров и другую важную информацию, которую позже он сможет использовать не совсем в честных целях.Решение: сделать копию системы без ключевых данных, в которой и будет работать исполнитель. В этом случае заказчик видит, как идёт работа, существующая система также работает, и доступ к важной информации ограничен. Если же что-то полетит при запуске, пострадает только тестовый вариант системы.Ответственные разработчики-фрилансеры делают тестовую версию сами и ведут разработку на своём сервере. Для них это дополнительная гарантия того, что работа будет оплачена, ведь пока заказчик не примет работу, исполнитель не перенесёт её на «живую» систему.

ТЗ — это самый важный документ при работе с фрилансером, и к его составлению нужно подойти ответственно: прописать все задачи максимально точно и обозначить организационные границы (конечный результат и дедлайн). В противном случае исполнителю часто приходится выполнять работы, о которых не договаривались заранее, и это только оттягивает сдачу проекта.Решение: толковый менеджер (свой или наёмный) со стороны заказчика, который составит грамотное ТЗ.

Практически штатный случай: работа выполнена, причём хорошо, но вдруг оказывается, что нужно было совсем другое, или это выходит слишком дорого для предпринимателя, или упущены все сроки. Патовая ситуация, где в проигрыше каждый.Решение: заручиться автографом руководителя заранее, до непосредственного выполнения работы исполнителем.